Hoe werkt het?
Veiligheid en privacy staan voorop
Iedere vereniging krijgt een eigen database zodat alleen gebruikers van jouw vereniging toegang hebben tot alle (privacy gevoelige) gegevens. Iederen logt in in met tweestapsverificatie, zo weet je zeker dat alleen de juiste gebruikers toegang hebben.
Rollen en Permissies
Gebruikers kunnen in Takenplanner in verschillende rollen krijgen toebedeeld. Iedere rol heeft zijn eigen set permissies. Op deze manier kan de beheerder bepalen welke gebruikers, welke informatie mogen bekijken en/of bewerken.
Sportlink is de bron
Allereerst wordt alle benodigde informatie (leden, teams, wedstrijden en diploma's) eenvoudig uit Sportlink geïmporteerd in Takenplanner. Na wijzigingen kun je de gegevens opnieuw importeren, zodat de lijst altijd up-to-date is, zonder dubbel werk.
Overzichtelijk dashboard
Op het dashboard staat een overzicht van de belangrijkste informatie (zoals het aantal wedstrijden, taken, leden, teams, etc.). Je kunt vanuit dit overzicht direct doorklikken naar de details om deze te beheren.
Leden en teams
In het ledenoverzicht heb je eenvoudig overzicht welke leden in welke teams spelen en welke diploma's (bijv. scheidsrechtersdiploma of spelregelbewijs) ze hebben. Jouw selectie van de ledenlijst kan eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel.
Taakdefinities
Geef aan welke taken (bijv. scheidsrechter, wedstrijdtafel) er gedaan moeten worden, bij welke wedstrijden het moet gebeuren en welke teams deze taken kunnen uitvoeren. Het systeem zorgt dan voor een eerlijke verdeling doordat iedere taak een gewicht heeft meegekregen. Daarnaast kunnen er ook algemene taken (bijv. bardiensten, onderhoud of evenementen) opgenomen worden in de takenlijst. Bij alle taken kun je ook aangeven welke diploma's (bijv. scheidsrechtersdiploma of spelregelbewijs) ervoor vereist zijn en of degene die de taak gaat uitvoeren een minimumleeftijd moet hebben.
Wedstrijdtaken indelen
Wanneer de wedstrijden vanuit Sportlink geïmporteerd worden, worden de wedstrijdtaken die voor dat team van toepassing zijn automatisch aangemaakt. Vervolgens kunnen deze door het systeem worden verdeeld over de teams, met controle op de taakverdeling. Hierbij wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid van de teams, maar uiteraard ook met een eerlijke verdeling van de taken.
Algemene taken maken en indelen
Algemene taken zijn taken die niet direct aan een wedstrijd gerelateerd zijn (bijv. bardiensten, onderhoud of evenementen). Deze kunnen als losse taak of terugkerend (bijvoorbeeld wekelijks) worden ingepland. Ook de algemene taken kunnen automatisch worden verdeeld over de teams.
Takenverdeling in balans
Op de balans pagina kun je in een oogopslag zien hoe vaak elk team is ingedeeld voor elke taak, inclusief het totaal aantal taken en het totale gewicht van de toegewezen taken. Zo houd je de verdeling eerlijk.
Teamverantwoordelijken verdelen de taken binnen hun team
Op een speciale pagina kunnen teamverantwoordelijken de taken voor hun team zien en verdelen over de leden van het team. Ook op deze pagina kun je de takenverdeling binnen het team bekijken op een overzichtelijke balanspagina.
Begeleiding regelen
Wanneer een lid een taak nog niet eerder of nog niet zo vaak heeft uitgevoerd, dan kan het soms wenselijk zijn om een begeleider aan te wijzen (denk aan een jeugdlid dat voor het eerst een wedstrijd gaat fluiten). Dit kan worden geregeld via de begeleidingstaken. De teamverantwoordelijk hoeft enkel aan te geven dat begeleiding gewenst is en de begeleidingstaak wordt automatisch aangemaakt. Je kunt per taak aangeven of teamverantwoordelijken begeleiding aan kunnen vragen of niet.
Herinneringen
Takenplanner stuurt de leden automatisch herinneringen voor de taken waarvoor zij ingepland staan. Uiteraard beslis jij wanneer die herinneringen worden verzonden en wat er in die herinneringen staat. Herinneringen kunnen verstuurd worden via e-mail en/of via WhatsApp. Daarnaast kan er ook een overzicht gemaild worden van taken die nog niet toegewezen zijn in de komende periode.
Diploma’s en certificaten
Sommige taken vereisen een bepaald diploma of certificaat. De bondsdiploma's worden vanuit Sportlink geïmporteerd in Takenplanner. Daarnaast kunnen eventuele andere diploma's en certificaten (bijv. EHBO, Sociale Hygiëne) manueel beheerd worden.
Instellingen
Takenplanner komt met een standaardinrichting, maar deze kan naar wens worden aangepast zodat het passend is voor jouw vereniging. Zo kun je bijvoorbeeld de kleur instellen en een logo uploaden. Dit zorgt voor een professionele uitstraling en herkenbaarheid bij het ontvangen van een herinnering. Verder is het heel eenvoudig om data van het afgelopen seizoen (gedeeltelijk) te wissen, zodat je het volgende seizoen weer met een schone lei kunt beginnen.
Overzichtelijk logboek
Iedere handeling in Takenplanner wordt geregistreerd in een overzichtelijk logboek. Dit helpt bij het traceren van wie, wat en wanneer gedaan heeft.
Gebruiksgemaak
Om het gebruiksgemak te vergroten is Takenplanner ook beschikbaar in een donkere modus en is het uiteraard ook te gebruiken op mobiele apparaten. Door de grote hoeveelheid informatie die soms weergegeven moet worden werkt het echter wel het fijnst op een groter scherm.
